Domine el Arte de la Gestión del Ciclo de Vida del Contenido para Agilizar la Creación de Contenidos

En un mundo en el que el marketing omnicanal se ha convertido en la norma, cada vez hay más demanda de distintos tipos de contenidos: vistas interactivas de 360 grados, fotografías, gráficos y vídeos. Es probable que los equipos de marketing y creativos ya se sientan presionados y abrumados con el proceso de creación de contenidos.

Sin una estrategia para preservar, mejorar y archivar su valioso contenido, el tiempo, los recursos y el dinero invertidos en el desarrollo de contenidos se irán por el desagüe. Las investigaciones muestran incluso que el 60% del contenido de las grandes marcas acaba siendo basura. Ha llegado el momento de que las marcas dominen el arte de la gestión del ciclo de vida del contenido para sacarle el máximo partido posible.

En esta completa guía, desglosaremos el ciclo de vida del contenido y por qué es crucial para su éxito. Desde la ideación hasta el archivado, exploraremos cada etapa del ciclo de vida del contenido y proporcionaremos consejos y trucos prácticos para optimizar su workflow. Prepárese para agilizar su proceso, ahorrar tiempo y crear contenidos que resuenen con su audiencia.

¿Qué es la Gestión del Ciclo de Vida del Contenido?

¿Sabía que, en promedio, el 40% de los profesionales del marketing publican contenidos visuales entre dos y cinco veces por semana? La planificación, creación, optimización, organización, distribución, seguimiento y conservación de materiales a lo largo de su existencia en su empresa se conoce como Gestión del Ciclo de Vida del Contenido (Content Lifecycle Management). Se trata de un marco diseñado para ayudar a las organizaciones a gestionar el contenido a lo largo de su ciclo de vida.

En términos sencillos, la CLM es un enfoque sistemático para gestionar contenidos que garantiza que se creen, entreguen y mantengan los contenidos adecuados en el momento oportuno, a la audiencia adecuada y en el formato correcto. Se trata de un conjunto de actividades diseñadas para maximizar el valor de los contenidos a lo largo del tiempo y minimizar los costes y riesgos asociados a su creación y gestión.

¿Cuáles son las etapas del ciclo de vida del contenido?

Comprender las diferentes etapas del ciclo de vida del contenido puede ayudarle a crear una estrategia de contenidos más eficaz y alineada con sus objetivos empresariales.

Es crucial recordar que tus activos digitales: imágenes, vídeos, logotipos y otros componentes creativos que conforman tu contenido, pasan por las mismas etapas que tu contenido. Como tal, podemos interpretar que el ciclo de vida de los activos digitales tiene trayectorias similares a las del ciclo de vida del contenido.

Etapa 1: Planificación de contenidos

Por muy cliché que sea, no planificar equivale a fracasar. Crear contenido sin una idea o estrategia sólida del público objetivo, la comunicación y los canales de distribución significará que ese contenido irá a la basura.

La fase de planificación es donde se forman la ideación y la estrategia de contenidos. Es la base del ciclo de vida del contenido, donde los gestores de éste o las empresas definen sus objetivos y su público meta, determinando qué contenido les servirá mejor. En esta etapa, es esencial fijar objetivos para el contenido y establecer KPIs (indicadores clave de rendimiento) para medir su éxito.

Una de las principales ventajas de la fase de planificación es que ayuda a crear una visión compartida entre los stakeholders. Al definir el objetivo, el alcance y la audiencia de los contenidos, puede asegurarse de que todos los que participan en su creación persiguen la misma meta.

Etapa 2: Creación de contenidos

En esta fase es donde se produce el contenido real y donde redactores, diseñadores y otros creativos se ponen a trabajar, utilizando los conocimientos de la fase de planificación para desarrollar un contenido que esté alineado con sus objetivos y que resuene con su audiencia.

Durante la fase de creación, es esencial centrarse en los objetivos establecidos en la fase de planificación. También es crucial asegurarse de que el contenido está optimizado para los canales y formatos previstos y diseñado para ser atractivo, informativo y valioso para su audiencia.

Una vez creado, el contenido debe someterse a controles de calidad, por lo que puede pasar por varias rondas de revisión y corrección, con feedback de diferentes stakeholders, como expertos en la materia, equipos jurídicos y de cumplimiento y ejecutivos de alto nivel. Es importante mantener abiertos los canales de comunicación y asegurarse de que todos los implicados trabajan por los mismos objetivos.

Aquí es donde también puede complicarse la cosa:

• La creación de contenidos se realiza en un software.
• Se envía a otro equipo a través de otro programa de intercambio de archivos.
• Los canales de feedback y aprobación pueden estar dispersos.

Por eso son esenciales las herramientas que pueden ayudar a agilizar el ciclo de vida del contenido.

Etapa 3: Distribución de contenidos

Una vez creados y aprobados los contenidos, hay que promocionarlos a través de distintos canales y formatos. Esto incluye las redes sociales, el email marketing, la sindicación de contenidos, los marketplaces (para empresas de e-commerce) y otros canales relevantes para su público objetivo.

En esta era digital omnicanal, el 85% de los usuarios consumen contenidos simultáneamente en varios dispositivos, y los gestores de contenidos y los equipos de marketing deben preparar mensajes y captions diferentes que se adapten a las distintas plataformas, y optimizar sus imágenes y contenidos de vídeo para los distintos canales. De este modo se garantiza que todos los contenidos se dirijan a usuarios específicos y se carguen rápidamente para los consumidores digitales obsesionados por la velocidad.

Etapa 4: Análisis de contenidos

En la fase de análisis se mide y evalúa el rendimiento de los contenidos. Recuerde que, en la primera fase, debía establecer algunos indicadores clave de rendimiento (KPI) para su contenido. Aquí es donde se determina si se han alcanzado los objetivos y se identifican las áreas de mejora.

En esta etapa de análisis, es esencial utilizar datos y herramientas de análisis como Real User Monitoring para obtener información sobre el rendimiento de su contenido. Esto puede implicar el seguimiento de métricas como páginas vistas, porcentajes de clics y tiempo en la página, así como el análisis de la participación de la audiencia y el sentimiento en las redes sociales.

Etapa 5: Conservación de contenidos

Tal y como ocurre con los muebles de su nueva casa, éstos no serán nuevos para siempre. Necesitará mantenimiento y revisiones periódicas para asegurarse de que sus electrodomésticos y muebles funcionan correctamente. Puede que decidas reutilizar un viejo taburete como soporte para macetas, o quizá la calefacción no funcione bien y haya que arreglarla hasta que llegue el próximo invierno.

Lo mismo ocurre con el contenido.

Tras analizar el rendimiento de sus contenidos, llegará a conclusiones sobre los distintos activos producidos.

1. Reutilización de contenidos: puede tomar los datos de la fase de análisis y utilizarlos para mejorar su estrategia de contenidos (de vuelta a la fase 1). Esto puede implicar pruebas A/B de diferentes titulares, calls-to-action, el uso de colores, y otros elementos para optimizar la participación y las tasas de conversión. Para ello, tendrá que actualizar o reutilizar los contenidos existentes y desarrollar nuevos contenidos que se ajusten a las preferencias y los comportamientos de la audiencia, o perfeccionar su estrategia de distribución para llegar a nuevas audiencias.

2. Archivado de contenidos: puede que haya algunos contenidos y activos digitales que no sean " eternos " o que tengan una duración determinada y que ya no puedas utilizar. También es posible que estos contenidos estén relacionados con determinadas temporadas festivas, como las rebajas de Navidad o las de Semana Santa, que sólo necesitará el año siguiente. En ese caso, necesitará un buen sistema de gestión para almacenarlos y poder encontrarlos rápidamente cuando vuelva a necesitarlos, listos para reincorporarlos al ciclo de vida del contenido web.

¿Por qué es importante gestionar el Ciclo de Vida del Contenido Web?

Los sistemas de gestión del ciclo de vida del contenido permiten a los estrategas de contenidos supervisar y controlar programas de contenidos de diversos tamaños. Una gestión eficaz del ciclo de vida del contenido puede ayudar a las organizaciones a obtener una amplia gama de beneficios.

Garantiza la coherencia

Una parte importante de la gestión de la marca consiste en garantizar que los activos se producen de forma coherente y acorde con la marca en todos los canales. Sin una buena comprensión del ciclo de vida de los contenidos, las marcas pueden acabar con contenidos visuales sin marca, logotipos incorrectos y un uso incoherente de los colores de la marca.

Aunque el trabajo de los equipos de diseño y los estrategas de branding es garantizar esa coherencia, no pueden supervisar las numerosas presentaciones de diapositivas, documentos formales o folletos que cada departamento de una organización crea a diario.

Garantizar que el contenido de su marca esté actualizado y sea relevante y preciso puede ayudar a generar credibilidad, confianza y fidelidad a la marca entre su público.

Agiliza la creación de contenidos

Una estrategia de Gestión de Contenidos ayuda a las marcas a optimizar su proceso de producción de contenidos y lo hace más sistemático y eficaz. Los creadores de contenidos pueden optimizar su papel en el proceso, haciendo que sus workflows sean más eficientes y eficaces.

También ayuda a eliminar redundancias en el proceso de creación de contenidos: varios equipos o personas no trabajarán simultáneamente en la misma pieza de contenido, lo que puede dar lugar a confusiones, errores y pérdidas de tiempo. Con una comprensión clara del ciclo de vida del contenido web, los equipos pueden colaborar de forma más eficaz y garantizar que todos trabajan en el contenido más urgente y valioso.

Optimiza la calidad del contenido

Con un proceso definido para la creación de contenidos, se hace más hincapié en la planificación y la investigación, lo que da como resultado un contenido mejor orientado y más atractivo. Además, se agilizan los procesos de revisión y aprobación de contenidos, lo que garantiza que todos los contenidos cumplen las normas de calidad y precisión necesarias.

Aumenta el rendimiento de la inversión

Al optimizar el proceso de producción de contenidos, la creación de distintos tipos de activos multimedia resulta más fácil y eficaz. En lugar de crear miles de variantes para marketing y tener múltiples equipos trabajando en el mismo contenido, el proceso de creación de contenidos puede reducirse de semanas a días.

¿Cuáles son las mejores prácticas para elegir soluciones de gestión del ciclo de vida del contenido?

Ahora que conocemos la importancia del ciclo de vida del contenido y sus etapas, ¿qué sigue? Tal vez sea el momento de hacer una pausa y reflexionar sobre si alguno de estos puntos débiles de la gestión de contenidos se aplica a usted y a su organización:

• Los equipos trabajan en silos dentro de su departamento de marketing.
• Falta de cooperación, con la consiguiente duplicación de esfuerzos y desperdicio de contenidos.
• Ausencia de un sistema central para gestionar y almacenar los activos de marketing.
• Poca o ninguna información o informes sobre el rendimiento del contenido en todos los canales.
• No se sabe cómo van y progresan las campañas de marketing.
• Los procesos y los procedimientos de aprobación son ineficaces, lo que retrasa la creación de contenidos y campañas.

Si observa alguno de estos retos en el ciclo de vida de la gestión de contenidos en su empresa, ha llegado el momento de buscar software y herramientas que le ayuden a gestionar mejor sus contenidos.

Elegir las soluciones de gestión del ciclo de vida del contenido adecuadas es fundamental para cualquier organización que desee optimizar sus procesos de creación, gestión y publicación de contenidos. Con la amplia gama de opciones disponibles en el mercado, seleccionar la mejor para sus necesidades específicas puede ser todo un reto.

Utilizar un número mínimo de herramientas

En promedio, los profesionales del marketing utilizan más de 12 herramientas diferentes al día, y algunos utilizan más de 31 herramientas para gestionar los análisis y las campañas. Por lo tanto, ¡menos es más!

La gestión del ciclo de vida del contenido consiste en agilizar los procesos, y tener demasiadas herramientas es contraproducente y, a la larga, ineficaz. Por eso es bueno revisar las distintas formas de contenido de su empresa y encontrar la que mejor se adapte a sus necesidades.

Por ejemplo, si su organización se ocupa principalmente de los contenidos, entonces un Sistema de Gestión de Contenidos (Content Management System) puede serle útil. Del mismo modo, si lo que crea su empresa son vídeos, lo que necesita es un Sistema de Gestión de Multimedia (Media Management System) centrado en el vídeo.

Supongamos que tienes todo tipo de activos digitales, como documentos, imágenes, vídeos y archivos de audio. En ese caso, una solución de Digital Asset Management debería ser su primera opción para ayudarle a gestionar el ciclo de vida de sus activos digitales.

Dar prioridad a las integraciones

Incluso si se tiene cuidado en seleccionar las mejores y menos herramientas posibles, muchas veces, las empresas seguirán necesitando trabajar con otros sistemas y plataformas. Y si desea añadir una nueva herramienta, ésta debe integrarse a la perfección con su entorno tecnológico actual.

Por eso debe dar prioridad al software que ofrezca numerosas integraciones con aplicaciones creativas, comercio electrónico y otras plataformas, o incluso seleccionar software con arquitectura MACH.

Tener en cuenta la seguridad y la privacidad de los datos

Su contenido es un activo valioso y debe mantenerlo a salvo. Por eso es esencial elegir un software que ofrezca sólidas funciones de seguridad. Busque un software que incluya controles de acceso basados en funciones, autenticación de dos factores y cifrado.

Además, dependiendo de la ubicación de su empresa, asegúrese de que el software cumple las normativas pertinentes sobre privacidad de datos, como GDPR y CCPA.

Compruebe el servicio de atención al cliente

Muchos pueden pasar por alto la disponibilidad y el nivel de atención al cliente que ofrece el proveedor de software. Sin duda, el equipo de ventas puede proporcionar muchas funciones y automatización impulsada por IA que pueden ayudar a mejorar su gestión de contenidos. Pero cuando algo no funciona, ¿le permitirá el proveedor resolver sus problemas de forma eficaz?

Busque proveedores que ofrezcan un buen soporte, con muchos recursos y documentación en línea, como bases de conocimiento y un equipo de "customer success" comprometido. Un buen servicio de atención al cliente puede marcar una diferencia significativa en el éxito de su iniciativa de gestión del ciclo de vida del contenido.

Principales conclusiones

En conclusión, comprender las diferentes etapas del ciclo de vida del contenido puede mejorar significativamente el desarrollo de contenidos que satisfagan las necesidades de su público de interés. Le anima a planificar, crear, analizar y supervisar sus contenidos para que no se saturen en Internet.

Elegir el software de gestión del ciclo de vida del contenido adecuado es fundamental para optimizar sus procesos de creación, gestión y publicación de contenidos. Siguiendo los consejos anteriores, podrá seleccionar una solución que satisfaga las necesidades de su empresa.

Si su organización trabaja diariamente con numerosos activos digitales, considereFilerobot, la solución Digital Asset Management de Scaleflex. No sólo se integra con una gran cantidad de plataformas CMS, PIM y de comercio electrónico, sino que también cuenta con certificación MACH. Scaleflex también da prioridad a la seguridad y cuenta con numerosas funciones que protegen sus activos, ¡como una caja fuerte!

Le invitamos a programar una demo con nuestros expertos en DAM para saber cómo puede ayudarle a usted y a su empresa en la gestión del ciclo de vida de sus activos digitales.