¿Qué es un sistema de Digital Asset Management?
Un sistema de Digital Asset Management es una plataforma para que las empresas gestionen activos digitales como imágenes, vídeos y archivos PDF durante su ciclo de vida: desde su creación hasta su publicación y almacenamiento.
Las plataformas de DAM te ayudan con el proceso de Gestión de Activos Digitales. Almacenan y centralizan el contenido de tu empresa y actúan como recurso de ayuda para los participantes internos y externos. Las plataformas de DAM te proporcionan control para gestionar, publicar y analizar este contenido (Operaciones de contenido) y te ayudan a automatizar las partes más repetitivas de estos procesos.
Las plataformas de DAM pueden considerarse algo principal para tu estrategia de Operaciones de contenido. Muchos sistemas pueden estar impulsados por un sistema de gestión de activos digitales, como el sistema de gestión de contenidos (CMS), la gestión de información de productos (PIM) o el sistema de gestión de proyectos.
Todo lo que necesitas saber sobre los sistemas de Digital Asset Management (DAM)
Este artículo proporciona un resumen completo sobre los sistemas de gestión de activos digitales.
Vamos a explorar lo que es un sistema de gestión de activos digitales, su historia y su evolución, sus beneficios comerciales y los desafíos que resuelven, y vamos a proporcionar una descripción general de los elementos funcionales principales que se encuentran en las plataformas de DAM actuales.
¿No estás seguro de que este artículo te pueda ser útil? Si estás dentro de uno de los siguientes grupos, ¡te recomendamos que lo leas!
- Los sistemas de gestión de activos digitales son algo nuevo para ti: No tienes experiencia previa con los sistemas de gestión de activos digitales pero sientes curiosidad por saber cómo funcionan.
- Quieres un repaso sobre los sistemas de gestión de activos digitales: Estás familiarizado con los Sistemas de gestión de activos digitales y sus conceptos pero quieres un repaso.
Los sistemas de gestión de activos digitales sirven para ayudar a resolver los desafíos asociados con la gestión de la explotación actual de contenido. Pero primero, ¿en qué consiste exactamente la gestión de activos digitales?
Empecemos con una definición estándar de la industria de lo que es un sistema de gestión de activos digitales proporcionada por Gartner:
Un sistema de Digital Asset Management (DAM) o de gestión de activos digitales almacena, gestiona y renderiza rich media, incluidos textos, gráficos, imágenes, vídeos y audios. Un sistema de DAM se puede vender como una licencia de software o un servicio alojado.
Por lo general, los sistemas de DAM admiten una amplia variedad de actores (desde la producción creativa especializada hasta la producción generalista y roles más operativos y administrativos) tanto dentro como fuera de una organización, que a menudo incluye agencias y socios de canal.
A continuación, exploraremos más a fondo los sistema de gestión de activos digitales, observando su historia, los beneficios comerciales que pueden aportar, las principales partes interesadas y los casos de uso y cómo funcionan.
Historia de los sistemas de DAM y desafíos de fondo
La llegada y el desarrollo de los sistemas de gestión de activos digitales van de la mano con la creciente importancia de gestionar imágenes, vídeos y otros contenidos digitales para impulsar las operaciones comerciales.
Hace aproximadamente 30 años, los sistemas de DAM surgieron por primera vez como una solución especializada para medios y empresas editoriales que necesitaban una forma de almacenar y organizar sus vídeos e imágenes. En ese momento, estos sistemas eran en su mayoría in situ y solo cumplían con los requisitos más básicos de un sistema de gestión de activos digitales que podemos ver hoy en día. Además, el proceso de integrar un sistema de gestión de activos digitales en una empresa era todavía complicado, ya que requería un largo tiempo de incorporación y de personalización.
Durante los últimos diez años hemos visto cada vez más desafíos en diferentes niveles relacionados con la gestión de contenido digital. En primer lugar, vivimos en una época en la que una imagen vale más que mil palabras. Por lo tanto, para que un negocio tenga éxito, las empresas necesitan usar varios tipos de contenido multimedia. En segundo lugar, la creación de estos activos es cada vez más difícil de gestionar ya que se utilizan muchas herramientas y canales a lo largo de su ciclo de vida. En tercer lugar, hay muchas formas diferentes de trabajar con estos archivos, lo que implica la interacción de equipos técnicos y equipos no técnicos. Por otra parte, en el contexto de la globalización, una distribución global exitosa es clave para todas las empresas.
Los sistemas de gestión de activos digitales han evolucionado para seguir el ritmo de estas nuevas necesidades. A día de hoy, esta tecnología ha ocupado un lugar imprescindible en el ecosistema MarTech y en empresas de todos los tamaños. En 2018, según la encuesta de marketing de Gartner el 79 % de los departamentos de marketing han implementado o están en proceso de implementar una solución de gestión de activos digitales.
Beneficios de un sistema de DAM (¿por qué mi empresa necesita uno?)
Un software de gestión de activos digitales resuelve un conjunto claro de desafíos que han surgido en los últimos años respecto a la gestión y publicación de los activos digitales de una empresa. Pero, mirando más allá de las características y funciones de los sistemas DAM modernos, ¿cuáles son exactamente los beneficios comerciales que brindan a las empresas en las que se utilizan?
Los beneficios comerciales de un sistema DAM cuentan con tres casos de uso principales:
- Toma el control de tu contenido: sin un sistema de DAM, el contenido puede ejecutarse libremente. Derechos de autor vencidos, versiones incorrectas, duplicados, branding incorrecto: hay una infinidad de formas en las que tu contenido puede convertirse en un problema, en lugar de ser un activo. Utilizar un sistema de gestión de activos digitales asegura un nivel de control. Puedes asegurarte de que se respeten los derechos de autor mediante metadatos o la integración de tecnología de gestión de derechos digitales (DRM). Los duplicados pueden descartarse antes de almacenarse, detectándose en la carga. Y compartir las pautas de tu marca de manera centralizada en tu sistema de DAM garantiza que todos tengan los últimos materiales a su disposición y sean consistentes.
- Reduce el tiempo de comercialización de tu contenido: las plataformas de gestión de activos digitales proporcionan una fuente de información centralizada. Esto significa que tus equipos saben exactamente a dónde acudir para obtener el contenido más reciente y actual y luego les proporciona una plataforma para colaborar en las ediciones y configurar procesos de aprobación rápidamente. Ser capaz de localizar contenido y colaborar en él rápidamente aumenta la velocidad a la que puedes llevar el contenido al mercado.
- Supera a tus competidores: como fuente centralizada de información para tus activos, ¿qué mejor lugar hay para garantizar su optimización? Optimizar tus medios, es decir, garantizar que tus imágenes estén en formato WebP o AVIF y que tus vídeos estén transcodificados significa que tu contenido publicado será rápido. Eso, a su vez, significa mejores puntuaciones de SEO (a Google le gusta el contenido ligero y rápido) y, en el caso del comercio electrónico, más conversiones. Ambos factores te proporcionan ventaja sobre tus competidores.
Es por eso que los sistemas de gestión de activos digitales son importantes para todas las empresas, independientemente de su tamaño o industria.
Volver al índice¿Quién usa un sistema de Digital Asset Management? (Tipos de usuarios)
El software de gestión de activos digitales puede tocar una gran variedad de roles en una empresa. Sin embargo, estos roles se pueden agrupar en dos categorías principales: técnicos y no técnicos. Veamos dónde se utiliza la gestión de activos digitales:
| Equipos | Casos de uso |
|---|---|
| Equipos de desarrollo, TI e ingeniería de software | Los equipos técnicos, como los de desarrollo, TI o de ingeniería de software, suelen tener diferentes niveles de implicación con los sistemas de DAM. Eso niveles habitualmente los dicta la industria, el tamaño de la compañía o la estructura. Estos equipos técnicos pueden ser responsables de garantizar el éxito de las operaciones diarias de la plataforma del sistema y también su integración con otros sistemas centrales dentro de la pila de MarTech, como los PIM o CMS. Para algunas empresas, los equipos técnicos están mucho más involucrados con la plataforma en sí, a menudo operando el sistema DAM Headless (a través de API o SDK), donde su función implica la carga masiva, la categorización, el etiquetado y la distribución de contenido. |
| Equipos de contenido, diseño y marketing | Los sistemas de DAM también tienen un gran papel en los equipos no técnicos. Son el sistema central del que se nutren otros sistemas de MarTech. Para los equipos de marketing, los sistemas de gestión de activos digitales están presentes en varias etapas de sus campañas, desde la creación de un proyecto hasta la colaboración con otros miembros del equipo, con el equipo de diseño o con partes externas, hasta la publicación o distribución del contenido. Para los equipos de contenido, los sistemas de DAM ayudan a solucionar y prevenir quebraderos de cabeza asegurando que todo el contenido entre y salga de una ubicación central dentro de una empresa. Idealmente, se implementan procesos de aprobación y control de versiones, agregando otra capa de estructura al proceso de creación y publicación de contenido. Finalmente, el equipo de diseño ya no tiene que depender de múltiples canales, pistas de correo electrónico o sistemas de terceros para alinearse con el contenido y los cambios. El sistema y su integración a los sistemas que usan a diario, como Photoshop, significa que todo está en un solo lugar y se dedica más tiempo al diseño, a diferencia de la logística y las operaciones que lo rodean. |
¿Cómo funciona una plataforma de Digital Asset Management?
Una plataforma de DAM actúa como depósito central y fuente única de información para la colección de contenido de una empresa. Es una parte integral del ciclo de vida del contenido y desempeña un papel de apoyo importante en las siguientes etapas:
- Carga: El contenido puede venir de los desarrolladores que lo cargan a través de la línea de comandos, de los especialistas en marketing que usan un botón de carga o de socios externos que usan el portal de tu marca, independientemente de cómo se cargue el contenido. Un sistema de DAM garantiza que tu contenido se cargue en la ubicación correcta, se categorice y optimice automáticamente y se eviten los duplicados.
- Gestión: Los sistemas de DAM deberían proporcionarte metadatos personalizables y opciones de etiquetado de IA. Cuando se usa en conjunto, tienes una poderosa herramienta a tu disposición para etiquetar automáticamente grandes volúmenes de activos y crear criterios de categorización que permitan que tu negocio se mantenga organizado y ligero.
- Colaboración: A lo largo de cualquier campaña o proyecto que utilice contenido creativo, siempre habrá comentarios, cambios y revisiones que hacer. Un sistema de gestión de activos digitales simplifica este proceso al mantener los procesos de aprobación dentro de la plataforma, lo que significa que las partes interesadas no necesitan involucrar otras herramientas o plataformas para compartir sus comentarios y sugerencias con otras partes.
- Integraciones: Aunque depende de la industria y el tamaño de la empresa, es muy probable que tu contenido deba pasar a través de múltiples plataformas, como plataformas de PIM o CMS. Si bien algunas de estas plataformas ofrecen opciones de almacenamiento, ninguna de ellas tiene la capacidad de desempeñar un papel central para tu contenido, aquí es donde destaca la gestión de activos digitales. Los sistemas de DAM siguen siendo la fuente única de información para todos los equipos y, por lo general, proporcionan API (interfaces de programación de aplicaciones) y opciones de integración para otras plataformas en el ciclo de vida del contenido.
- Entrega: En un mundo ideal, tu sistema DAM incluye la optimización y la integración de la red de distribución de contenido (CDN) y garantiza que tu contenido se entregue a la máxima velocidad a los usuarios finales. Esto es extremadamente importante para garantizar un buen SEO y, en el caso del comercio electrónico, maximizar la conversión.
Ejemplo práctico
GoCar, una empresa de alquiler de automóviles líder en Europa, ha implementado recientemente un sistema de gestión de activos digitales.
Antes de la implementación, consideraron crear una herramienta interna para abordar los desafíos a los que se enfrentaban en cuanto a las Operaciones de contenido. Después de la evaluación de sus opciones y consideraciones técnicas, decidieron que sería mejor para su negocio subcontratar para afrontar estos desafíos y complejidad a un proveedor de software de DAM.
Actualmente, GoCar tiene una solución modular de gestión de activos digitales, que ayuda con la carga y edición de fotos de los clientes a través de un Widget DAM, con la optimización de sus medios (aumentando la velocidad de la página y el SEO) y que libera tiempo de desarrollo interno para enfocarse en iniciativas empresariales más estratégicas y desafiantes.
Una conclusión clave de este ejemplo es la importancia de utilizar un software DAM moderno que proporcione funcionalidad modular y Headless: te permite crear un sistema según tus necesidades, en lugar de tratar de hacer que un sistema menos flexible funcione. Puedes leer el ejemplo completo aquí.
Conclusión
Como hemos dicho a lo largo de esta publicación, tu plataforma de DAM debe actuar como la fuente central de información para todo el contenido de tu empresa, comúnmente conocido como los activos digitales.
Los sistemas de DAM te ayudan a mantener el control. Con la categorización de IA, los metadatos personalizados para adaptarse a los productos de tu empresa, respetando los derechos de autor del contenido... los sistemas de gestión de activos digitales contribuyen a que tengas bajo control las bibliotecas de material digital en constante expansión de tu empresa.
Uno de los objetivos principales de la gestión de activos digitales es ayudar a fomentar la colaboración dentro de tus equipos. Tener una plataforma en la que los equipos puedan ponerse de acuerdo, ya sea para hacer sugerencias sobre ediciones de contenido o para compartir materiales (interna o externamente) con las partes interesadas, aumenta en gran medida la facilidad y la velocidad con la que los equipos puedan colaborar.
Finalmente, a medida que la velocidad web y la optimización se vuelven más críticas para el SEO y la conversión, es primordial que tu sistema de DAM pueda automatizar esto, asegurándose de que todo el contenido alojado en tu sistema de DAM esté optimizado para que sea ligero y rápido (incluidos los vídeos) y que este contenido optimizado se entregue a tus usuarios finales a través de una CDN.
Los sistemas de DAM han existido durante mucho tiempo (¡30 años aproximadamente!). Si tu empresa es antigua y trabaja regularmente con contenido, es probable que ya tengas algún tipo de plataforma de DAM (o que esté en proceso). Sin embargo, la situación de los sistemas de gestión de activos digitales ha evolucionado. Las plataformas y los procesos de hace solo unos años ahora se están volviendo obsoletos rápidamente o están intentando ponerse al día.
Hoy en día, las integraciones de API, las capacidades de colaboración, la optimización de contenido y el rendimiento son las principales prioridades de la empresa. Estas prioridades requieren sistemas de DAM diseñados para estos desafíos.
Para finalizar este artículo, te invitamos a descubrir Filerobot, un sistema de DAM colaborativo y eficaz, creado para fomentar la colaboración y ayudarte a obtener el control de tu contenido. Diseñado para equipos técnicos y no técnicos. Haz clic en el enlace a continuación para ver un corto vídeo resumen de Filerobot y de cómo os puede ayudar a ti y a tu equipo a conseguir más juntos.
Obtén más información aquí: Introducción al sistema DAM de Filerobot.
Preguntas frecuentes
¿Cuáles son los activos digitales?
Activos digitales, contenido, contenido multimedia... Hay una multitud de términos que se usan para describir lo que es esencialmente cualquier tipo de material digital propiedad de una empresa. Para ser más específicos, podemos considerar que los activos digitales normalmente pertenecen a una de las siguientes categorías: audio, imágenes, gráficos, PDF, presentaciones o vídeos.
¿Qué es un sistema de DAM Headless?
Un sistema de DAM Headless es una plataforma de gestión de activos digitales que no tiene «front-end» (interfaz gráfica del usuario). Es operado por equipos técnicos a través de la interfaz de línea de comandos (CLI). Las interfaces de programación de aplicaciones (API) se utilizan para conectar el sistema de DAM Headless a otros sistemas y software utilizados por una empresa. Las ofertas avanzadas de DAM ofrecen acceso Headless completo, junto con una interfaz gráfica de usuario.
¿Mi empresa necesita una solución DAM?
Si tu empresa trabaja regularmente con activos digitales (imágenes, vídeos, GIF, PDF, audios...), una solución DAM puede proporcionar valor comercial instantáneo, independientemente del tamaño de la empresa o de la industria, al centralizar el contenido y permitir que tus equipos y partes interesadas creen procesos comerciales en torno a eso. Una plataforma de DAM te ayudará a tomar el control y obtener el máximo valor de tus activos digitales.
¿Un sistema de DAM sirve para equipos técnicos o no técnicos?
Un sistema de DAM se puede utilizar tanto por equipos técnicos como no técnicos. El nivel de participación depende del caso de uso y los requisitos comerciales. Los equipos técnicos suelen ser los responsables del funcionamiento de las implementaciones Headless de sistemas de DAM, ya que se operan a través de un SDK y normalmente implican la implementación de API para conectarse con otro software. Para los sistemas de DAM más tradicionales que se operan a través de una interfaz front-end, estos son utilizados principalmente por equipos no técnicos como un recurso central para colaborar.
¿Qué equipos o departamentos pueden usar un sistema de DAM?
Como ya hemos dicho en una de las preguntas anteriores, las plataformas de DAM pueden utilizarse y mantenerse por equipos técnicos y no técnicos. Según el tamaño de la empresa, la industria y el tipo de sistema de DAM, los equipos y departamentos específicos variarán. Sin embargo, hay algunos equipos que comúnmente interactuarán con un sistema de DAM. Por ejemplo: Desarrollo, Contenido, Diseño, Digital, Comercio electrónico, Producto y Marketing.
¿Qué diferencia hay entre un CMS y un sistema de DAM?
Los CMS (sistemas de gestión de contenidos) y los sistemas de DAM comparten capacidades similares pero sirven para diferentes propósitos comerciales y funcionales. Un CMS es genial para administrar el contenido de una web. Por otro lado, un sistema de DAM es perfecto para que sea la fuente central de información para todo el contenido de tu empresa, independientemente del caso de uso o del canal. Los sistemas de DAM también proporcionan capacidades de categorización y de permisos más completos. Es importante tener en cuenta que un sistema DAM y un CMS pueden coexistir armoniosamente y que este es un método de implementación común.
¿Puedo integrar el sistema de DAM con mi plataforma de PIM?
Es posible, pero esta integración depende de la flexibilidad de tu sistema de gestión de activos digitales y sus integraciones disponibles. Un factor importante a considerar es que algunas ofertas de DAM ofrecerán una funcionalidad de PIM-lite, por lo que el sistema de DAM contiene suficientes capacidades de metadatos del producto y, por lo tanto, elimina la necesidad de una plataforma de PIM por separado, por no hablar de una integración.
¿Cuál es la mejor plataforma de DAM?
Se trata de un mercado muy disputado con muchas opciones. Sin embargo, cada proveedor ofrece diferentes características. Una mejor manera de hacer esta pregunta sería: «¿cuál es la mejor plataforma de DAM para nuestra empresa?». Aunque una plataforma de DAM sea la más adecuada para una empresa, es posible que no lo sea para otra.
Para saber cuál sería la mejor plataforma de DAM para tu compañía, debes conocer los requisitos comerciales y técnicos de la empresa y encontrar el proveedor que mejor cumpla con ellos.
