Was versteht man unter Digital Asset Management?

Digital Asset Management (DAM) bezeichnet die Art und Weise, wie Unternehmen Medieninhalte wie Bilder, Videos und PDFs während ihres gesamten Lebenszyklus verwalten – von ihrer Erstellung über das Hochladen und die Veröffentlichung bis hin zur Archivierung.

DAM-Plattformen können Sie bei diesem Digital-Asset-Management-Prozess unterstützen. Sie speichern und zentralisieren die Inhalte Ihres Unternehmens und fungieren als Anlaufstelle für Ihre internen und externen Stakeholder. DAMs geben Ihnen die Kontrolle darüber, wie Sie diese Inhalte verwalten, veröffentlichen und analysieren – dies wird als Content Operations bezeichnet – und helfen Ihnen, die sich wiederholenden Teile dieser Prozesse zu automatisieren.

DAMs sind ein wesentlicher Bestandteil Ihrer Content-Operations-Strategie, da viele andere Systeme mit den Inhalten Ihres DAM betrieben werden können, so etwa CMS, PIM oder Projektmanagementsysteme.

Alles Wissenswerte über das Digital Asset Management (DAM)

Dieser Artikel bietet einen umfassenden Überblick über Digital-Asset-Management-Plattformen (DAMs).

Dabei besprechen wir, was DAMs sind, ihre Geschichte und Entwicklung sowie die geschäftlichen Vorteile und Herausforderungen, die sie meistern. Zudem geben wir Ihnen einen Überblick über die wichtigsten Funktionselemente moderner DAM-Plattformen.

Überlegen Sie noch, ob dieser Artikel für Sie relevant ist? Wenn einer der folgenden Fälle auf Sie zutrifft, empfehlen wir Ihnen, weiterzulesen!

• DAM-Neuling: Sie haben keine direkte Erfahrung mit dem DAM, würden aber gerne die Grundlagen erlernen.
• DAM-Wissensauffrischung: Sie sind bereits mit dem DAM und seinen Konzepten vertraut, möchten Ihr Wissen jedoch auffrischen.

Digital-Asset-Management-Plattformen sind dazu gedacht, zur Meisterung von Herausforderungen beizutragen, die mit der Verwaltung der heutigen Inhaltsflut verbunden sind. Als Erstes wollen wir jedoch folgende Frage beantworten: Was genau ist mit Digital-Asset-Management gemeint?

Beginnen wir mit der standardmäßigen Definition eines DAM nach Gartner:

"Eine Digital-Asset-Management-Plattform (DAM) speichert, verwaltet und rendert Rich Media wie beispielsweise Texte, Grafiken, Fotos sowie Video- und Audiodateien. DAMs können in Form einer Softwarelizenz oder eines gehosteten Dienstes verkauft werden.

Typischerweise sind DAM-Systeme darauf ausgelegt, ein breites Spektrum von Akteuren zu unterstützen – von spezialisiert-kreativen über generalistisch-produktiven bis hin zu eher operativen und administrativen Fachleuten – sowohl innerhalb als auch außerhalb einer Organisation, oftmals einschließlich Agenturen und Vertriebspartnern."

In den folgenden Abschnitten werden wir das Digital Asset Management tiefgehender untersuchen und uns mit seiner Geschichte, den potenziellen Vorteilen für Unternehmen, den wichtigsten Interessengruppen und Anwendungsfällen sowie seiner Funktionsweise befassen.

Geschichte des DAM und die Herausforderungen dahinter

Das Aufkommen und die Weiterentwicklung des Digital Asset Managements gehen Hand in Hand mit der zunehmenden Bedeutung der Verwaltung von Bildern, Videos sowie anderen digitalen Inhalten zur Förderung des Geschäftsbetriebs.

Vor etwa 30 Jahren entstand das DAM erstmals als spezialisierte Lösung für Medien- und Verlagsunternehmen, die eine Möglichkeit zum Speichern und Organisieren ihrer Videos und Fotos benötigten. Zur damaligen Zeit waren diese Systeme vorwiegend vor Ort implementiert und erfüllten nur die grundlegendsten Anforderungen an ein Digital-Asset-Management-System wie wir es heute kennen. Darüber hinaus war der Prozess der Integration eines DAM in ein Unternehmenssystem noch kompliziert und erforderte eine lange Einarbeitungszeit sowie einen großen Anpassungsaufwand.

In den vergangenen 10 Jahren sind uns immer mehr Herausforderungen auf verschiedenen Ebenen im Zusammenhang mit der Verwaltung digitaler Inhalte begegnet. Erstens leben wir in einer Zeit, in der ein Bild mehr sagt als tausend Worte. Um im Geschäftsleben erfolgreich zu sein, müssen Unternehmen daher verschiedene Arten von digitalen Medieninhalten einsetzen. Zweitens sind diese Medieninhalte immer schwieriger zu verwalten, da sie während ihres gesamten Lebenszyklus von vielen Tools und Kanälen verwendet werden. Drittens gibt es viele verschiedene Möglichkeiten, mit diesen Dateien zu arbeiten, und dies erfordert die Interaktion von technischen wie auch nicht-technischen Teams. Darüber hinaus ist im Kontext der Globalisierung ein erfolgreicher globaler Vertrieb für alle Unternehmen von entscheidender Bedeutung.

Das Digital Asset Management hat sich weiterentwickelt, um mit diesen neuen Anforderungen Schritt zu halten. Heute hat diese Technologie sowohl im MarTech-Ökosystem als auch in Unternehmen jeder Größe einen bedeutenden Platz eingenommen. Im Jahr 2018 ergab die Marketingumfrage von Gartner, dass 79 % der Marketingabteilungen eine Digital-Asset-Management-Lösung implementiert haben oder dabei sind, eine zu implementieren.

Vorteile des DAM (Wozu benötigt ein modernes Unternehmen ein DAM?)

Softwares für das Digital Asset Management meistern verschiedene Herausforderungen, die in den vergangenen Jahren im Zusammenhang mit der Verwaltung und Veröffentlichung der Medieninhalte eines Unternehmens aufgetreten sind. Welche geschäftlichen Vorteile bieten jedoch moderne DAMs den Unternehmen, bei denen sie eingesetzt werden, abgesehen von ihren Merkmalen und Funktionen?

DAMs bringen in drei wesentlichen Anwendungsfällen geschäftliche Vorteile:

1. Übernehmen Sie die Kontrolle über Ihre Inhalte – ohne ein DAM können Inhalte ungehindert zirkulieren. Abgelaufene Urheberrechte, falsche Versionen, Duplikate, falsches Branding – es gibt unzählige Möglichkeiten, wie Ihre Inhalte zu einem Problem anstatt zu einem Vermögenswert werden können. Die Verwendung eines DAM gewährleistet ein gewisses Maß an Kontrolle. Sie können die Einhaltung von Urheberrechten durch Metadaten oder die Integration eines Digital Rights Managements (DRM) sicherstellen. Mithilfe einer Erkennungsfunktion beim Hochladen können Duplikate ignoriert werden, bevor sie Ihren Speicherplatz erreichen. Die gemeinsame Nutzung Ihrer Markenrichtlinien über einen zentralen Ort in Ihrem DAM stellt sicher, dass jedem die neuesten Materialien zur Verfügung stehen und diese markenkonform sind.
2. Verkürzen Sie die Markteinführungszeit Ihrer Inhalte – Digital-Asset-Management-Plattformen stellen einen zentralisierten Ort mit aktuellen Daten bereit. Dies bedeutet, dass Ihre Teams genau wissen, wo sie die neuesten und aktuellen Inhalte finden können, und ihnen eine Plattform für die Zusammenarbeit im Fall von Änderungen sowie für die schnelle Einrichtung von Genehmigungsprozessen zur Verfügung steht. Die Möglichkeit, Inhalte schnell zu finden und gemeinsam mit anderen daran zu arbeiten, erhöht die Geschwindigkeit, mit der Sie Inhalte auf den Markt bringen können.
3. Überholen Sie Ihre Konkurrenten – Welcher Ort wäre besser für die Optimierung Ihrer Medieninhalte geeignet, als eine zentralisierte Quelle mit aktuellen Daten? Optimieren Sie Ihre Medien, d. h. indem Sie dafür sorgen, dass Ihre Bilder im WebP- oder AVIF-Format bereitgestellt und Ihre Videos transkodiert sind, ermöglichen Sie eine schnelle Veröffentlichung Ihrer Inhalte. Das wiederum bedeutet bessere SEO-Ergebnisse – Google mag schnelle Inhalte mit einer geringen Datenlast – und im Fall von E-Commerce mehr Konversionen. Beide Faktoren verschaffen Ihnen einen Vorteil gegenüber Ihren Mitbewerbern.

Aus diesem Grund ist das Digital Asset Management für alle Arten von Unternehmen, unabhängig von ihrer Größe oder Branche, wichtig.

Wer setzt ein Digital Asset Management ein? (Benutzertypen)

Softwares für das Digital Asset Management können für verschiedene Mitarbeiter eines Unternehmens hilfreich sein, wobei diese in zwei Hauptkategorien eingeteilt werden können: Mitarbeiter aus dem technischen und nicht-technischen Bereich. Sehen wir uns einmal an, in welchen Bereichen das Digital Asset Management eingesetzt wird:

Wie funktioniert das Digital Asset Management?

Ein DAM fungiert als zentrales Repository und Single Source of Truth (SSOT) für die Sammlung von Inhalten eines Unternehmens. Es ist ein integraler Bestandteil des Content-Lebenszyklus und spielt in den folgenden Phasen eine wichtige unterstützende Rolle:

• Hochladen: Inhalte können von Entwicklern stammen, die sie über die Befehlszeile hochladen, von Vermarktern, die eine Upload-Schaltfläche nutzen, oder von externen Partnern, die Ihr Markenportal verwenden. Dabei ist es unwichtig, wie Ihre Inhalte hochgeladen werden. Das DAM stellt sicher, dass Ihre Inhalte an die richtige Stelle hochgeladen, sie automatisch kategorisiert und optimiert und Duplikate aussortiert werden.
• Verwaltung: DAMs sollten Ihnen anpassbare Metadaten und KI-Tagging-Optionen bieten. Werden diese in Kombination verwendet, steht Ihnen ein leistungsstarkes Tool zur Verfügung, mit dem Sie große Mengen an Inhalten automatisch taggen und Kategorisierungskriterien festlegen können, die dafür sorgen, dass Ihr Unternehmen organisiert und flexibel ist.
• Zusammenarbeit: Diese ist bei jeder Kampagne oder jedem Projekt mit kreativem Inhalt erforderlich. Es wird immer Kommentare, Änderungen und Überarbeitungen geben, die gemeinsam umgesetzt werden müssen. Eine Digital-Asset-Management-Plattform vereinfacht diesen Prozess, indem Genehmigungsprozesse innerhalb der Plattform stattfinden. Dies bedeutet, dass die Beteiligten keine anderen Tools oder Plattformen einbeziehen müssen, um ihr Feedback und ihre Vorschläge mit anderen Parteien zu teilen.
• Integrationen: Obwohl dies von der Branche und Größe des Unternehmens abhängt, ist es sehr wahrscheinlich, dass Ihre Inhalte mehrere Plattformen durchlaufen müssen wie etwa PIM- oder CMS-Plattformen. Zwar bieten einige dieser Plattformen Speicheroptionen, jedoch besitzt keine von ihnen die Fähigkeit, die zentrale Verwaltung Ihrer Inhalte zu übernehmen – und genau an dieser Stelle kommt das Digital Asset Management zum Einsatz. DAMs bleiben die zentrale Informationsquelle für alle Teams und bieten normalerweise starke APIs und Integrationsoptionen für andere Plattformen während des Lebenszyklus der Inhalte.
• Bereitstellung: Unter idealen Bedingungen umfasst Ihr DAM die Optimierung und verfügt über eine Schnittstelle zu einem Content Delivery Network (CDN), um sicherzustellen, dass Ihre Inhalte Endbenutzern mit maximaler Geschwindigkeit bereitgestellt werden. Dies ist äußerst wichtig, um eine gut funktionierende Suchmaschinenoptimierung zu gewährleisten und im Fall von E-Commerce die Konversionsrate zu steigern.

Fallstudie

Ein Unternehmen, das kürzlich eine Digital-Asset-Management-Software implementiert hat, war GoCar – ein führender europäischer Automobilmarktplatz.

Vor der Implementierung erwogt das Unternehmen, intern ein Tool zu entwickeln, um die Herausforderungen zu bewältigen, mit denen es im Zusammenhang mit Content Operations konfrontiert war. Nach der Bewertung verschiedener Optionen und technischer Überlegungen entschied das Unternehmensteam, dass es für das Unternehmen am besten wäre, diese komplexe Herausforderung an einen DAM-Softwareanbieter auszulagern.

Mittlerweile verfügt GoCar über eine modulare Digital-Asset-Management-Lösung, die das Unternehmen beim Hochladen und Bearbeiten von Kundenfotos über ein DAM-Widget sowie bei der Medienoptimierung (Erhöhung der Seitengeschwindigkeit und SEO-Verbesserung) unterstützt und interne Entwicklungszeit freisetzt, sodass sich die Mitarbeiter auf strategischere und anspruchsvollere Geschäftsaufgaben konzentrieren können.

Eine wichtige Erkenntnis aus dieser Fallstudie ist die Bedeutung der Verwendung einer modernen DAM-Software, die Headless- und modulare Funktionen bietet – sie ermöglicht es Ihnen, ein bedarfsgerechtes System zu erstellen, anstatt zu versuchen, mit einem weniger flexiblen System zu arbeiten. Die komplette Fallstudie finden Sie hier.

Fazit

Wie in diesem Beitrag erläutert, sollte Ihre DAM-Plattform als Single Point of Truth (SPOT) für alle Medieninhalte Ihres Unternehmens oder "Digital Assets", wie sie oft genannt werden, fungieren.

DAMs unterstützen Sie dabei, die Kontrolle zu behalten. Indem sie die KI-Kategorisierung ermöglichen sowie benutzerdefinierte, auf Ihre Unternehmensprodukte abgestimmte und die Urheberrechte von Inhalten beachtende Metadaten bereitstellen, helfen Ihnen DAMs dabei, die stetig wachsenden Bibliotheken mit digitalem Material in Ihrem Unternehmen zu bewältigen.

Einer der wichtigsten Anwendungsfälle des Digital Asset Managements besteht darin, die Zusammenarbeit innerhalb Ihrer Teams zu fördern. Indem Sie eine Plattform haben, auf der sich Ihre Mitarbeiter abstimmen, Vorschläge zur Bearbeitung von Inhalten machen und Materialien (intern oder extern) mit Stakeholdern teilen können, ermöglichen Sie es Ihren oftmals unterschiedlichen Teams, einfacher und schneller zusammenzuarbeiten.

Da die Website-Geschwindigkeit und -Optimierung für die Suchmaschinenoptimierung und die Konversionsrate immer wichtiger werden, ist es von größter Bedeutung, dass Ihr DAM dies automatisieren kann. Dadurch können Sie sicherstellen, dass alle auf Ihrem DAM gehosteten Inhalte derart optimiert sind, dass sie eine geringere Datenlast haben und dadurch schneller geladen werden können (auch Videos), und dass diese optimierten Inhalte Ihren Endbenutzern über ein CDN bereitgestellt werden.

DAMs gibt es schon seit langer Zeit (etwa 30 Jahre) – wenn Sie ein etabliertes Unternehmen sind, das regelmäßig mit Inhalten arbeitet, haben Sie wahrscheinlich bereits eine Art DAM-Plattform (bzw. einen DAM-Prozess) implementiert. Das Digital Asset Management hat sich inzwischen jedoch weiterentwickelt. Die Plattformen und Prozesse, die vor wenigen Jahren entwickelt wurden, sind heute bereits veraltet oder bemühen sich darum, sich der aktuellen Entwicklung anzupassen.

Heutzutage zählen API-Integrationen, Kollaborationsfunktionen, die Inhaltsoptimierung sowie die Performance zu den obersten Unternehmensprioritäten. Diese Prioritäten erfordern DAMs, die speziell entwickelt wurden, um diese Herausforderungen zu meistern.

Zum Abschluss dieses Artikels möchten wir Ihnen vorschlagen, sich Filerobot näher anzusehen. Dabei handelt es sich um ein kollaboratives und leistungsstarkes DAM, das entwickelt wurde, um die Zusammenarbeit zu fördern und Ihnen dabei zu helfen, die Kontrolle über Ihre Inhalte zu erlangen. Es wurde für Teams sowohl aus dem technischen Bereich wie auch aus anderen Bereichen entwickelt. Klicken Sie auf den Link weiter unten, um sich ein kurzes Video über Filerobot anzusehen und zu erfahren, inwiefern es Ihnen und Ihren Teams helfen kann, gemeinsam mehr zu erreichen.

Hier finden Sie weitere Informationen dazu: Filerobot – Einführung in die DAM-Lösung

FAQ

Was sind Beispiele für Medieninhalte?

Digitale Assets oder Vermögenswerte, Inhalte, digitale Medien usw. Es gibt eine Vielzahl von Begriffen, die zur Bezeichnung von digitalen Materialien jeglicher Art, die einem Unternehmen gehören, verwendet werden. Genauer gesagt können wir Medieninhalte normalerweise in eine der folgenden Kategorien einordnen: Audiodateien, Bilder, Grafiken, PDFs, Präsentationen oder Videos.

Was ist ein Headless DAM?

Unter einem Headless DAM versteht man eine Digital-Asset-Management-Plattform, die kein „Front-End“ (grafische Benutzeroberfläche) hat. Es wird von den Techniker-Teams über die Befehlszeilenschnittstelle (Command Line Interface, CLI) betrieben. Anwendungsprogrammierschnittstellen (APIs) werden verwendet, um das Headless DAM mit anderen Systemen und Softwares eines Unternehmens zu verbinden. Erweiterte DAM-Angebote bieten neben einer grafischen Benutzeroberfläche einen umfassenden Headless-Zugriff.

Braucht mein Unternehmen ein DAM?

Wenn Ihr Unternehmen regelmäßig mit Medieninhalten (Bilder, Videos, GIFs, PDFs, Audiodateien usw.) arbeitet, kann ein DAM unabhängig von der Unternehmensgröße oder Branche für einen sofortigen Mehrwert sorgen, indem es Ihre Inhalte zentralisiert und es Ihren Teams sowie Stakeholdern ermöglicht, darin Geschäftsprozesse aufzubauen. Überdies hilft Ihnen ein DAM dabei, die Kontrolle zu übernehmen und den maximalen Wert aus Ihren Medieninhalten herauszuholen.

Eignet sich ein DAM für Teams aus dem technischen und nicht-technischen Bereich?

DAM wird von allen Arten von Teams aus den verschiedensten Bereichen verwendet. Der Grad der Beteiligung hängt vom jeweiligen Anwendungsfall und den Geschäftsanforderungen ab. Technische Teams sind meist für den Betrieb von Headless DAMs verantwortlich, da diese über ein SDK betrieben werden und normalerweise die Implementierung von APIs zur Verbindung mit anderen Softwares beinhalten. Traditionellere, über eine Front-End-Schnittstelle betriebene DAMs werden vorwiegend von nicht-technischen Teams als zentrale Ressource für die Zusammenarbeit verwendet.

Welche Teams und Abteilungen nutzen DAMs?

Wie weiter oben in einer der häufig gestellten Fragen erläutert, können DAM-Plattformen sowohl von technischen als auch nicht-technischen Teams betrieben und gewartet werden. Je nach Unternehmensgröße, Branche und DAM-Typ variieren die dafür zuständigen Teams und Abteilungen. Es gibt jedoch einige Abteilungen, die üblicherweise mit einem DAM arbeiten, so etwa die Abteilung für Entwicklung, Inhaltserstellung, Design, digitale Medien, E-Commerce, Produktentwicklung und Marketing.

Was ist der Unterschied zwischen einem CMS und einem DAM?

CMS- und DAM-Plattformen haben zwar einige ähnliche Funktionen, jedoch dienen sie letztendlich unterschiedlichen geschäftlichen sowie funktionalen Zwecken. CMS sind besonders praktisch für die Verwaltung von Web-Inhalten. DAMs eignen sich hingegen eher gut als Single Source of Truth für sämtliche Unternehmensinhalte, unabhängig von ihrem Anwendungsfall oder dem Kanal, über den sie bereitgestellt werden. Weiterhin verfügen DAMs über umfassendere Kategorisierungs- und Berechtigungsfunktionen. Es ist wichtig zu beachten, dass ein DAM und ein CMS harmonisch koexistieren können und dies eine gängige Art ist, wie diese beiden Systeme eingesetzt werden.

Lässt sich ein DAM in mein PIM-System integrieren?

Es ist sicherlich möglich, jedoch hängt diese Integration von der Flexibilität Ihres Digital-Asset-Management-Systems sowie den verfügbaren Integrationen ab. Ein wichtiger zu berücksichtigender Faktor ist, dass einige DAM-Angebote eine PIM-Lite-Funktionalität bieten. Somit enthält das DAM genügend Produktmetadaten-Funktionen, wodurch die Notwendigkeit eines separaten PIM-Systems oder einer Integration vollständig beseitigt wird.

Welches DAM-System ist das beste?

Der DAM-Markt ist heiß umkämpft und es gibt zahlreiche Akteure, jedoch hat jeder Anbieter DAM-Systeme im Angebot, die sich in einigen Bereichen voneinander unterscheiden. Besser wäre es, diese Frage anders zu formulieren, nämlich: "Was ist das beste DAM für unser Unternehmen?" Das DAM, welches für ein Unternehmen optimal ist, ist möglicherweise nicht das beste für ein anderes Unternehmen.

Um das beste DAM für Ihr Unternehmen zu wählen, müssen Sie sich zunächst ein Bild von Ihren geschäftlichen und technischen Anforderungen machen und dann einen Anbieter suchen, der diese am besten erfüllt.